Tổng hợp các thủ thuật cơ bản trong Powerpoint

Powerpoint là một trong những công cụ trình bày trực quan và hiệu quả nhất cho các bài thuyết trình. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng nó một cách hiệu quả. Trong bài viết này, MEOTHUTHUAT sẽ giới thiệu đến các bạn một số các thủ thuật cơ bản trong Powerpoint. Giúp bạn tạo ra những bài thuyết trình thú vị, chuyên nghiệp hơn và dễ dàng hơn. 

Tổng hợp các thủ thuật cơ bản trong Powerpoint

PowerPoint là một công cụ hữu ích trong việc tạo ra các bài thuyết trình chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của khán giả. Dưới đây là một số thủ thuật đơn giảm giúp bạn tự tin hơn khi thuyết trình:

Thêm và sắp xếp các slide

Xin chào! Để thêm và sắp xếp các slide trong PowerPoint, hãy làm theo các bước sau:

• Thêm slide mới:
  1. Bấm vào tab “Home” trên thanh công cụ ở trên cùng của PowerPoint.
  2. Chọn “New Slide” ở mục “Slides” để thêm một slide mới.
  3. Bạn có thể chọn loại slide mà bạn muốn thêm, ví dụ như slide chủ đề, slide nội dung, slide chèn hình ảnh, v.v.

• Sắp xếp slide:
  1. Bạn có thể di chuyển slide bằng cách kéo và thả chúng vào vị trí mới.
  2. Bạn cũng có thể chọn slide và sử dụng các nút “Move Up” và “Move Down” trên thanh công cụ để di chuyển slide lên hoặc xuống.

• Xóa slide:
  1. Chọn slide mà bạn muốn xóa.
  2. Nhấn nút “Delete” trên bàn phím hoặc chọn “Delete Slide” trong menu “Slides“.

Tạo định dạng trong Powerpoint 

Để tạo định dạng cho slide trong PowerPoint, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Chọn slide cần tạo định dạng bằng cách nhấn chuột vào slide đó trong trình duyệt Slides.
• Nhấn chuột vào tab “Home” trên thanh công cụ ở trên cùng của PowerPoint.
• Sử dụng các tính năng định dạng có sẵn trong các nhóm trên thanh công cụ như “Font“, “Paragraph“, “Drawing“, “Editing“, v.v. để tạo định dạng cho slide.
• Nếu bạn muốn tùy chỉnh định dạng hơn, bạn có thể nhấn chuột vào nút “Format” trong các nhóm để mở các hộp thoại định dạng và tùy chỉnh các thiết lập.

Ví dụ, để tạo định dạng cho văn bản trên slide, bạn có thể:

• Chọn văn bản cần định dạng bằng cách nhấn chuột vào đó.
• Nhấn chuột vào các nút “Font” và “Paragraph” để thay đổi font chữ, kích cỡ, màu sắc, khoảng cách dòng, thụt đầu dòng, v.v.
• Sử dụng các tính năng trong nhóm “Drawing” để chèn hình ảnh, biểu tượng, hình dạng, v.v. và tùy chỉnh định dạng của chúng.

Chèn nội dung vào slide

Sử dụng các lệnh trong tab Insert để chèn hình ảnh, âm thanh, video, bảng biểu, biểu đồ và các phương tiện khác.Để chèn nội dung vào slide trong PowerPoint, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Mở PowerPoint và chọn một mẫu slide phù hợp với nội dung của bạn.
• Chọn ô trống trên slide và bắt đầu nhập nội dung của bạn (văn bản, hình ảnh, biểu đồ, đồ thị, video, âm thanh, …).
• Nếu bạn muốn chèn hình ảnh hoặc video, chọn Insert > Picture hoặc Video, sau đó chọn tệp tin tương ứng.
• Nếu bạn muốn chèn biểu đồ hoặc đồ thị, chọn Insert > Chart hoặc Insert > SmartArt, sau đó chọn loại biểu đồ hoặc đồ thị bạn muốn chèn và nhập dữ liệu.
• Nếu bạn muốn chèn âm thanh, chọn Insert > Audio, sau đó chọn tệp âm thanh tương ứng.
• Nếu bạn muốn định dạng nội dung của mình, chọn các tùy chọn định dạng trong tab Home hoặc tab Format trên thanh công cụ.

Thay đổi kích thước và vị trí của các phần tử

Để thay đổi kích thước và vị trí của một đối tượng trong PowerPoint, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Chọn đối tượng cần thay đổi kích thước hoặc vị trí.
• Để thay đổi kích thước, bạn có thể kéo các cạnh hoặc góc của đối tượng để thay đổi kích thước theo chiều ngang, chiều dọc hoặc cả hai chiều. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng nút “Scale” trong tab “Format” để thay đổi kích thước theo tỷ lệ cụ thể.
• Để thay đổi vị trí, bạn có thể kéo đối tượng đến vị trí mới trên trang chiếu hoặc sử dụng các nút mũi tên trên bàn phím để di chuyển đối tượng. Nếu muốn đối tượng nằm trên đường chéo chính của trang chiếu, bạn có thể sử dụng tính năng “Align” và “Distribute” trong tab “Arrange” để căn chỉnh đối tượng theo chiều ngang hoặc chiều dọc.

Sử dụng Animations và Transitions

Bạn có thể sử dụng các hiệu ứng chuyển động và chuyển tiếp trong PowerPoint để làm cho các trang trình bày của mình thú vị và sống động hơn. Dưới đây là cách sử dụng các hiệu ứng chuyển động và chuyển tiếp trong PowerPoint:

• Chọn đối tượng bạn muốn thêm hiệu ứng vào (ví dụ: hình ảnh, văn bản, biểu đồ,…)
• Chọn tab “Animations” trên thanh menu PowerPoint.
• Tại đây, bạn có thể chọn loại hiệu ứng chuyển động bạn muốn áp dụng, như hiệu ứng nhập hoặc xuất, hiệu ứng xoay, hiệu ứng phóng to/thu nhỏ, và nhiều loại hiệu ứng khác. Bạn cũng có thể tinh chỉnh các cài đặt chi tiết của hiệu ứng, chẳng hạn như tốc độ, thời gian, và hướng.
• Khi bạn đã hoàn thành việc thêm hiệu ứng chuyển động cho đối tượng, bạn có thể chọn tab “Transitions” để thêm hiệu ứng chuyển tiếp cho trang trình bày của mình. Các loại hiệu ứng chuyển tiếp bao gồm các hiệu ứng phát ra, hiệu ứng đổ bóng, hiệu ứng lật trang, và nhiều loại khác.
• Tương tự như với hiệu ứng chuyển động, bạn có thể tinh chỉnh các cài đặt chi tiết của hiệu ứng chuyển tiếp, chẳng hạn như thời gian và tốc độ.
• Bạn có thể xem trước hiệu ứng chuyển động và chuyển tiếp bằng cách chọn nút “Preview” hoặc “Play” để xem trước trang trình bày của mình với hiệu ứng được áp dụng.
• Sau khi bạn hoàn tất việc thêm hiệu ứng chuyển động và chuyển tiếp cho trang trình bày của mình, bạn có thể lưu trang trình bày và chia sẻ nó với người khác.

Sử dụng Presenter View

Presenter View là một tính năng trong PowerPoint. Cho phép bạn hiển thị nội dung trình chiếu trên màn hình lớn cho khán giả. Cùng với các công cụ thuyết trình và thông tin khác trên màn hình máy tính của bạn. Điều này cho phép bạn kiểm soát trình chiếu của mình một cách chuyên nghiệp hơn. Cải thiện trải nghiệm của khán giả và giúp bạn dễ dàng theo dõi nội dung của mình khi thuyết trình.

Để sử dụng Presenter View trong PowerPoint, bạn cần làm theo các bước sau:

• Kết nối máy tính của bạn với màn hình lớn hoặc máy chiếu.
• Mở tập tin PowerPoint mà bạn muốn trình chiếu.
• Chọn tab “Slideshow” trên thanh menu, sau đó chọn “Presenter View” trong mục “Monitors“.
• Bây giờ, màn hình của bạn sẽ được chia thành hai phần. Với phần trái hiển thị các công cụ thuyết trình và thông tin khác. Và phần phải hiển thị nội dung trình chiếu.
• Bắt đầu trình chiếu bằng cách chọn “From Beginning” hoặc “From Current Slide” trên thanh menu.
• Để di chuyển giữa các slide, bạn có thể sử dụng các nút mũi tên hoặc các phím mũi tên trên bàn phím của bạn.
• Nếu bạn muốn tắt Presenter View, bạn có thể nhấp vào nút “End Show” ở góc phải trên cùng của màn hình.

Sử dụng Speaker Notes

Để sử dụng Speaker Notes trong PowerPoint, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Mở tài liệu PowerPoint của bạn và chọn mục “View” trên thanh menu ở trên cùng của trình đơn.
• Trong menu “View“, bạn sẽ thấy mục “Notes Page“. Bấm vào mục này để mở trang ghi chú.
• Trang ghi chú sẽ được hiển thị trên màn hình. Đây là nơi bạn có thể viết các ghi chú và hướng dẫn cho bài thuyết trình của mình. Hãy chú ý rằng trang ghi chú chỉ hiển thị cho bạn mà không hiển thị cho khán giả của bạn khi bạn trình bày.
• Trên trang ghi chú, bạn có thể nhập văn bản. Chèn hình ảnh và định dạng chúng như bất kỳ trang PowerPoint nào khác.
• Khi bạn muốn chuyển đến trang tiếp theo trong bài thuyết trình. Hãy nhấp chuột vào mũi tên xuống ở góc dưới bên phải của trang ghi chú để chuyển đến trang tiếp theo.
• Khi bạn hoàn thành bài thuyết trình của mình. Bạn có thể in trang ghi chú hoặc hiển thị chúng trên màn hình máy tính của mình. Để sử dụng làm tài liệu tham khảo trong tương lai.

Sử dụng Design Ideas

Design Ideas là một tính năng có sẵn trong PowerPoint. Nó cho phép bạn thay đổi giao diện trình chiếu của mình chỉ với vài cú nhấp chuột. Nó cung cấp các mẫu bố cục và hình ảnh cho các trang trong bài thuyết trình của bạn. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Design Ideas trong PowerPoint:

• Mở tài liệu PowerPoint của bạn và chọn trang mà bạn muốn thay đổi giao diện.
• Bấm vào tab “Design” ở phía trên của trang PowerPoint.
• Trong tab “Design“, bạn sẽ thấy một số tùy chọn khác nhau để thay đổi giao diện trình chiếu của bạn. Tại đây, bạn có thể chọn “Design Ideas”.
• Khi bạn chọn “Design Ideas“. PowerPoint sẽ tự động hiển thị các bố cục và hình ảnh khác nhau cho trang của bạn. Bạn có thể lướt qua các tùy chọn và xem trước trang giao diện của mình bằng cách nhấp vào một tùy chọn bất kỳ.
• Khi bạn đã chọn một tùy chọn. PowerPoint sẽ áp dụng bố cục và hình ảnh đó vào trang của bạn. Bạn có thể chỉnh sửa lại các phần tử trong trang để phù hợp với nội dung của bạn.
• Nếu bạn không thích bất kỳ tùy chọn nào, bạn có thể nhấp vào nút “Design Ideas” một lần nữa để tắt tính năng này.

Sử dụng SmartArt

SmartArt là một công cụ trong PowerPoint giúp bạn tạo ra các đồ thị. Biểu đồ và sơ đồ hình ảnh một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể sử dụng SmartArt để trình bày thông tin của mình một cách rõ ràng và trực quan hơn. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng SmartArt trong PowerPoint:

• Mở PowerPoint và chọn tab Insert.
• Chọn mục SmartArt trong group Illustrations.
• Trong hộp thoại Choose a SmartArt Graphic. Bạn có thể chọn loại biểu đồ hoặc sơ đồ hình ảnh mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể tìm kiếm SmartArt bằng cách nhập từ khóa vào hộp tìm kiếm.
• Sau khi chọn loại SmartArt, bạn có thể nhập dữ liệu của mình vào các văn bản mẫu trong biểu đồ hoặc sơ đồ hình ảnh. Bạn có thể thay đổi các văn bản và hình ảnh trong SmartArt bằng cách chọn nó và sử dụng các nút trên thanh công cụ.
• Bạn có thể tùy chỉnh SmartArt bằng cách chọn nó và chọn mục Format trong thanh công cụ. Tại đây, bạn có thể thay đổi kiểu nền, màu sắc, đường viền và các thuộc tính khác của SmartArt.
• Khi hoàn thành, bạn có thể sao chép và dán SmartArt vào slide PowerPoint. Hoặc lưu nó dưới dạng hình ảnh hoặc đối tượng đa phương tiện.

Tạo bảng trong Powerpoint

Bạn có thể tạo bảng trong PowerPoint để trình bày dữ liệu và thông tin của mình một cách rõ ràng và trực quan. Dưới đây là các bước để tạo bảng trong PowerPoint:

• Mở PowerPoint và chọn slide mà bạn muốn thêm bảng vào.
• Chọn tab Insert.
• Chọn mục Table trong group Tables.
• Kéo chuột qua lưới bảng và chọn kích thước bảng bạn muốn tạo.
• Nhập dữ liệu vào các ô trong bảng. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên để di chuyển giữa các ô và phím tab để di chuyển đến ô tiếp theo.
• Tùy chỉnh bảng bằng cách sử dụng các công cụ trong thanh Table Tools Format. Bạn có thể thay đổi kiểu nền, màu sắc, đường viền, font chữ và các thuộc tính khác của bảng.
• Khi hoàn thành, bạn có thể sao chép và dán bảng vào slide PowerPoint hoặc lưu nó dưới dạng hình ảnh hoặc đối tượng đa phương tiện.

Hy vọng rằng với các thủ thuật cơ bản trong Powerpoint mà chúng tôi đã chia sẻ. Bạn sẽ có thể tạo ra những bài thuyết trình ấn tượng và chuyên nghiệp hơn. Hãy nhớ rằng việc tạo ra một bài thuyết trình hiệu quả là một quá trình liên tục. Bạn cần phải tiếp tục học hỏi và nâng cao kỹ năng của mình để trình bày tốt hơn. Chúc may mắn và thành công với việc tạo ra những bài thuyết trình tuyệt vời của mình!