Các thủ thuật excel cho dân văn phòng

Excel là một trong những công cụ phổ biến nhất trong văn phòng. Nhưng không phải ai cũng biết tận dụng hết tính năng của nó. Với những thủ thuật Excel dưới đây. Chúng tôi hy vọng sẽ giúp bạn tăng tốc độ và hiệu quả làm việc của mình. Cùng MEOTHUTHUAT tham khảo bài viết Các thủ thuật excel cho dân văn phòng.

Các thủ thuật excel cho dân văn phòng

Excel là một công cụ văn phòng phổ biến được sử dụng để thực hiện nhiều công việc khác nhau, từ quản lý dữ liệu, tính toán số liệu đến tạo bảng tính. Dưới đây là một số thủ thuật Excel hữu ích cho người dùng văn phòng:

Sử dụng phím tắt

Sử dụng phím tắt trong Excel là một trong những cách hiệu quả để tăng tốc độ làm việc và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là một số phím tắt phổ biến trong Excel:

Ngoài ra, có thể tùy chỉnh phím tắt cho các thao tác thường xuyên của mình bằng cách vào:

• File > Options > Customize Ribbon > Customize… > Keyboard Shortcuts.

Sử dụng phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc trong Excel. Tuy nhiên, cần nhớ các phím tắt này để sử dụng một cách hiệu quả và không gây ra lỗi trong bảng tính của bạn.

Sử dụng dấu $ để cố định ô

Trong Excel, có thể sử dụng dấu $ để cố định ô trong một công thức. Việc này giúp cho khi sao chép công thức sang các ô khác, ô được cố định sẽ không thay đổi vị trí và giữ nguyên giá trị.

Có hai cách sử dụng dấu $ để cố định ô trong Excel:

• Cố định cả hàng và cột: Để cố định một ô cụ thể trong bảng tính. Hãy thêm dấu $ vào trước số hàng và trước chữ cái cột của ô đó.
  Ví dụ: $A$1. Khi sao chép công thức chứa ô này sang các ô khác, ô A1 sẽ không thay đổi vị trí và giữ nguyên giá trị.
• Chỉ cố định hàng hoặc cột: Để cố định chỉ hàng hoặc cột, ta thêm dấu $ vào trước số hàng hoặc trước chữ cái cột.
  Ví dụ, nếu muốn cố định cột A trong công thức, ta sử dụng $A1. Nếu muốn cố định hàng 1, ta sử dụng A$1.

Việc sử dụng dấu $ để cố định ô trong Excel là rất hữu ích trong việc tính toán dữ liệu và tránh lỗi khi sao chép công thức sang các ô khác. Hãy thử sử dụng tính năng này để tăng hiệu suất và độ chính xác trong công việc của mình.

Sử dụng hàm

Trong Excel, hàm là một công cụ mạnh mẽ để tính toán các giá trị hoặc thực hiện các phép toán trên các giá trị. Excel cung cấp nhiều loại hàm khác nhau, từ các hàm đơn giản như SUM (tổng) và AVERAGE (trung bình), đến các hàm phức tạp hơn như VLOOKUP (tìm kiếm giá trị) và IF (điều kiện).

Để sử dụng một hàm trong Excel, ta cần gõ tên hàm vào ô và sau đó thêm các đối số (nếu có). Ví dụ, để tính tổng các giá trị trong phạm vi A1:A10, ta gõ =SUM(A1:A10). Sau đó, nhấn Enter để Excel tính toán giá trị. Các hàm cũng có thể được sử dụng trong các công thức phức tạp hơn để tính toán giá trị phức tạp hơn.

Tạo bảng pivot

Bảng pivot là một công cụ mạnh mẽ trong Excel cho phép chúng ta phân tích và tóm tắt dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Với bảng pivot, ta có thể thay đổi cách sắp xếp và hiển thị dữ liệu để tìm ra các xu hướng và mối quan hệ khác nhau giữa các giá trị.

Sau đây là các bước để tạo bảng pivot trong Excel:

• Chọn dữ liệu cần sử dụng cho bảng pivot.
• Chọn Insert trên thanh công cụ và chọn PivotTable. Cửa sổ Create PivotTable sẽ xuất hiện.
• Kiểm tra xem Excel có chọn dữ liệu đúng hay không. Nếu dữ liệu được chọn đúng, hãy chọn OK để tiếp tục.
• Chọn vị trí mà bạn muốn đặt bảng pivot. Bảng pivot có thể được đặt trong một trang tính mới hoặc trong trang tính hiện tại.
• Thêm các trường dữ liệu vào bảng pivot. Các trường này được kéo vào vùng Row Labels hoặc Column Labels , vùng Values và vùng Filters.
• Chỉnh sửa bảng pivot để hiển thị các thông tin cần thiết. Các thông tin này có thể bao gồm tổng, trung bình, phần trăm, và nhiều hơn nữa.
• Tùy chỉnh bảng pivot theo ý muốn của bạn bằng cách sử dụng các tùy chọn khác nhau, chẳng hạn như sắp xếp lại các trường, thay đổi định dạng, hoặc đổi tên các trường.

Tạo biểu đồ

Tạo biểu đồ trong Excel là một cách tuyệt vời để hiển thị dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu. Excel cung cấp nhiều loại biểu đồ khác nhau để bạn có thể sử dụng tùy theo nhu cầu của mình. Sau đây là các bước để tạo biểu đồ trong Excel:

• Chọn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng cho biểu đồ. Chọn các ô hoặc vùng dữ liệu cần thiết.
• Chọn Insert trên thanh công cụ và chọn loại biểu đồ mà bạn muốn sử dụng. 
• Chỉnh sửa biểu đồ theo ý muốn của bạn. 
• Chỉnh sửa dữ liệu để thêm hoặc xóa các giá trị. Nếu bạn thêm hoặc xóa giá trị, biểu đồ của bạn sẽ được cập nhật tự động.
• Để di chuyển biểu đồ sang một trang tính khác. Bạn chỉ cần chọn biểu đồ và chọn Copy > Sang trang cần chuyển ấn Paste.

Khi tạo biểu đồ trong Excel, hãy chắc chắn rằng dữ liệu đã được sắp xếp và định dạng đúng để tránh các lỗi trong quá trình phân tích. Biểu đồ là một công cụ hữu ích cho việc phân tích dữ liệu và tóm tắt kết quả. Nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và nỗ lực trong công việc của mình.

Tự động đánh số

Trong Excel, bạn có thể tự động đánh số cho các ô trong một dãy liên tiếp bằng cách sử dụng chức năng Fill (Điền). Có nhiều cách để thực hiện việc này, nhưng dưới đây là hai cách phổ biến nhất để tự động đánh số trong Excel:

Sử dụng Fill

• Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên trong dãy.
• Nhấp chuột vào ô đó và kéo xuống ô cuối cùng của dãy.
• Khi bạn nhả chuột, Excel sẽ hiển thị một biểu tượng Fill Options trên ô cuối cùng. Bạn có thể chọn tùy chọn Series để tạo một dãy số liên tục, hoặc chọn tùy chọn Fill Formatting Only để sao chép chỉ định dạng của ô đầu tiên đến các ô còn lại trong dãy.

Sử dụng hàm ROW() hoặc COLUMN()

• Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên trong dãy.
• Nhập công thức “=ROW()” hoặc “=COLUMN()” vào ô thứ hai trong dãy. Nếu bạn muốn bắt đầu dãy từ một số khác, hãy thêm số đó vào công thức, ví dụ “=ROW()+5” hoặc “=COLUMN()+10“.
• Nhấp Enter để áp dụng công thức cho ô thứ hai.
• Nhấp chuột vào ô thứ hai và kéo xuống ô cuối cùng của dãy.
• Khi bạn nhả chuột, Excel sẽ tự động điền các giá trị số tiếp theo trong dãy.

Tùy chọn nào cũng đều đơn giản và tiết kiệm thời gian cho việc đánh số trong Excel.

Định dạng có điều kiện

Trong Excel, bạn có thể sử dụng tính năng “Định dạng có điều kiện” để xác định các điều kiện nhất định và áp dụng định dạng cho các ô dữ liệu phù hợp với các điều kiện đó. Tính năng này cho phép bạn nhanh chóng định dạng lại các ô dữ liệu dựa trên giá trị của chúng hoặc các thuộc tính khác.

Dưới đây là cách xác định điều kiện định dạng trong Excel:

• Chọn phạm vi ô dữ liệu mà bạn muốn áp dụng điều kiện định dạng.
• Trong tab Home, nhấp chuột vào nút Conditional Formatting trong nhóm Styles để mở menu.
• Chọn một trong các điều kiện định dạng có sẵn. Sau đó, chọn một tùy chọn điều kiện định dạng cụ thể.
• Nhập các thông số định dạng cho điều kiện đó, ví dụ như giá trị so sánh, màu sắc, kiểu đường viền và cỡ chữ.
• Nhấp OK để áp dụng điều kiện định dạng cho phạm vi ô dữ liệu đã chọn.

Tạo danh sách thả xuống

Trong Excel, danh sách thả xuống là một công cụ giúp người dùng lựa chọn giá trị từ một danh sách được định nghĩa trước. Danh sách này có thể bao gồm các giá trị tùy chọn hoặc các danh sách có sẵn trong bảng tính Excel.

Dưới đây là cách tạo danh sách thả xuống trong Excel:

• Nhập các giá trị tùy chọn cho danh sách thả xuống vào một phạm vi ô trên bảng tính Excel.
• Chọn ô mà bạn muốn hiển thị danh sách thả xuống.
• Trong tab Data, nhấn chuột vào nút Data Validation trong nhóm Data Tools để mở hộp thoại.
• Trong hộp thoại Data Validation, chọn List từ danh sách các tùy chọn. Trong phần Source, nhập phạm vi ô chứa các giá trị tùy chọn cho danh sách thả xuống.
• Bật tùy chọn In-cell dropdown để hiển thị danh sách thả xuống trực tiếp trong ô đã chọn. Nhấp OK để hoàn tất.

Bây giờ, khi bạn nhấp vào ô chứa danh sách thả xuống, danh sách các giá trị tùy chọn sẽ được hiển thị. Bạn có thể chọn một giá trị từ danh sách này để áp dụng cho ô đó.

Sử dụng tính năng trộn ô

Tính năng trộn ô trong Excel cho phép người dùng kết hợp nội dung của hai ô thành một ô duy nhất. Ví dụ, bạn có thể trộn hai ô chứa tên và họ để tạo ra một ô duy nhất chứa tên đầy đủ. Bằng cách này, bạn có thể làm giảm số lượng ô trên bảng tính và giữ cho bảng tính của mình dễ đọc và dễ quản lý hơn.

Dưới đây là cách sử dụng tính năng trộn ô trong Excel:

• Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn trộn với ô thứ hai.
• Nhấn giữ phím Ctrl và chọn ô thứ hai mà bạn muốn trộn.
• Nhập ký hiệu toán học “&” giữa các nội dung của hai ô.
• Nhấn Enter để hoàn thành.

Sau khi thực hiện các bước trên, nội dung của hai ô sẽ được trộn lại và hiển thị trong ô mới tạo. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng trộn ô để kết hợp nhiều ô với nhau bằng cách sử dụng dấu “&” để kết nối các nội dung của chúng.

Tính năng trộn ô là một công cụ hữu ích để tạo ra các ô mới với nội dung đầy đủ hơn, giúp tăng cường tính linh hoạt và tiện ích của bảng tính Excel.

Sử dụng tính năng tự động điền

Tính năng tự động điền trong Excel là một công cụ mạnh mẽ. Tạo ra các chuỗi dữ liệu lặp lại hoặc tăng dần một cách tự động trên bảng tính. Nó cho phép người dùng tạo ra các chuỗi dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. Dưới đây là một số cách sử dụng tính năng tự động điền trong Excel:

• Để tạo một chuỗi dữ liệu tăng dần hoặc lặp lại, bạn chỉ cần nhập các giá trị đầu tiên trong các ô liên tiếp và sau đó kéo các ô đó bằng cách kéo nút Fill Handle xuống các ô khác.
• Để tạo chuỗi ngày tháng, bạn chỉ cần nhập ngày đầu tiên vào một ô. Sau đó kéo các ô đó xuống dưới bằng cách kéo nút Fill Handle và chọn kiểu ngày tháng trong tùy chọn.
• Để tạo một chuỗi tính toán, bạn có thể nhập công thức đầu tiên. Sau đó kéo nút Fill Handle xuống các ô khác để tự động điền các giá trị kết quả.
• Để tạo chuỗi giá trị phân tách, bạn có thể sử dụng tính năng Flash Fill của Excel. Bạn chỉ cần nhập các giá trị đầu tiên vào một cột, sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl + E để kích hoạt tính năng Flash Fill. Excel sẽ tự động điền các giá trị phân tách cho bạn.

Đó là một số các thủ thuật excel cho dân văn phòng. Nếu bạn muốn tận dụng hết tiềm năng của Excel. Hãy tham khảo thêm các tài liệu học tập và thực hành thường xuyên. Từ đó, bạn sẽ trở thành một chuyên gia Excel và áp dụng nó hiệu quả trong công việc hàng ngày của mình.

Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi bài viết của MEOTHUTHUAT. Đừng quẩn theo dõi Fanpage MEOTHUTHUAT để cập nhật những thông tin mới nhất về Thủ thuật điện phần mềm nhé!